Как заключить договор аренды автомобиля
Порядок оформления договора аренды транспортного средства с экипажем определяется ст. 633 ГК РФ. В соответствии с ним при заключении договора аренды собственник обязуется предоставить арендатору в срочное пользование транспортное средство, а также персонал для обслуживания. В обязанности владельца входит ремонт и техническое обслуживание.
Арендатор, в свою очередь, обязуется своевременно уплачивать деньги за пользование автомобилем и услуги по вождению. Взамен арендатор получает возможность распоряжаться транспортным средством, полученным во временное пользование для коммерческой эксплуатации, отдавать распоряжения персоналу по управлению автомобилем.
В договоре также указывается срок действия настоящего соглашения, реквизиты сторон, размер вознаграждения за услуги водителя и арендной платы. Договор аренды транспортного средства не нуждается в государственной регистрации по правилам п. 2 ст. 609 ГК РФ.
Какие налоги должен и не должен платить арендодатель
Физическое лицо, предоставившее свое транспортное средство с экипажем в аренду, оплачивает все страховые и налоговые отчисления. Арендатор оплачивает только расходные материалы по эксплуатации автомобиля (например, заправку бензином), если иное не предусмотрено условиями формального договора.
Подоходный налог
Прибылью считаются все доходы, кроме средств на заработную плату и текущий ремонт. Расходы на транспортное средство, ремонт и техническое обслуживание признаются таковыми при предоставлении документов за период их возникновения. Прибылью признается прибыль, полученная после выплаты заработной платы и всех операционных расходов.
Налог на добавленную стоимость
Когда физическое лицо выступает в качестве арендодателя, НДС не облагается налогом, потому что его должны платить только юридические лица.
Необходимость уплатить НДС возникает при ремонте транспортного средства, ведь многие компании включают его в счет. В случае начисления НДС плательщику необходимо указать его по дебету счета 19 и кредиту субсчета 60. Согласно действующему налоговому законодательству данный НДС подлежит вычету.
Единый социальный налог
Согласно 264 ст. НК РФ ЕСН начисляется на заработную плату водителя транспортного средства. Та часть денег, которую арендатор платит за пользование автомобилем, не облагается ЕСН.
На примере ЕСН видно, что налогообложение зависит от вида дохода. Поэтому при оформлении документа об аренде транспортного средства с экипажем стоит отдельно выделить суммы, получаемые за пользование автомобилем и за услуги водителя.
НДФЛ и обязательные страховые взносы
Оба вида доходов облагаются НДФЛ – деньги, полученные за аренду транспортного средства и оплату услуг водителя. Обе суммы облагаются налогом на доходы физических лиц по ставке 13%. Основанием является ст. 224 НК РФ.
Физическое лицо уплачивает взносы на обязательное страхование только в том случае, если с водителем заключен гражданско-правовой трудовой договор, в котором указывается на необходимость осуществления таких платежей. При отсутствии такого пункта в договоре с водителем физическое лицо не уплачивает страховые взносы.
Транспортный налог
Налоговый кодекс Российской Федерации в 357 ст. указывает, что налогоплательщиком транспортного налога является собственник транспортного средства, на которое зарегистрирован автомобиль. При аренде автомобиля с экипажем собственником автомобиля остается арендодатель, а значит, именно он несет ответственность за уплату ТН.
Страховые выплаты
Страхование автомобиля осуществляется за счет владельца. При наступлении страхового случая все причитающиеся выплаты также получает владелец автомобиля.
Другие взносы
Порядок иных платежей отражается в договорах арендодателя с персоналом, страховыми организациями и т. п. По ним уплата всех страховых платежей производится стороной, на которую возложена данная обязанность. Если какой-либо пункт в договоре не указан, оплату производит тот, кто должен это сделать по закону.
Тонкости бухгалтерского учета
При заключении договора с физическим лицом арендатор должен учитывать, что:
- Плата за аренду автомобиля признается расходом по обычным видам деятельности. Включается в бухгалтерскую отчетность по окончании отчетного месяца.
- Отражение этих расходов в бухгалтерском учете требует документального подтверждения. Эту роль выполняют формальный договор аренды автомобиля с персоналом, акты приема-передачи оказанных услуг, а также другие доказательства использования арендованного автомобиля, например, путевые листы.
Несмотря на то, что большую часть расходов официально оплачивает владелец автомобиля, он все равно включает их в стоимость пользования автомобилем. Поэтому неофициально оплата все же происходит за счет арендатора. Учитывая особенности эксплуатации автомобиля с экипажем, многие предпочитают управлять автомобилем самостоятельно, тем самым снижая затраты на «экипаж» и предотвращая накрутку возможных рисков.