Как сделать авансовый отчет
Документ должен содержать следующую информацию:
- Название организации;
- Дата отчетности;
- Сумма выделенных денег;
- Основная цель выдачи денег;
- Документация, подтверждающая факт расходов.
Отчетность также содержит сведения о движении финансов, их учете, аналитическом учете и другую информацию, которая может отражать суммы выделенных, потраченных и возвращенных денег.
Авансовый отчет заполняется уполномоченными работниками бухгалтерии. Данная информация заверяется руководителем организации.
В отрывной записке отражается сумма потраченных и подлежащих возврату денег. После утверждения он выдается подотчетному лицу. На оборотной стороне приведена разбивка расходов. В нем указывается счет предприятия, который меняется в связи с списанием денег на определенные расходы.
Возмещение расходов по отчетам
Налоговое законодательство регламентирует сроки подготовки документа на возмещение потраченных денежных средств. В течение трех рабочих дней материально ответственный работник должен отчитаться перед бухгалтерией.
ВНИМАНИЕ! В ситуациях, когда подотчетное лицо не полностью израсходовало выделенную сумму, в авансовый отчет также включается информация об остатках финансов. Эта сумма является возвратом.
Возможны и другие ситуации, при которых работник сначала тратит собственные финансы, а уже потом предъявляет документы на возмещение. Несмотря на то, что процедура отличается, она по-прежнему обрабатывается через представительские расходы авансового отчета.
Заявление на выдачу денег под отчет
Назначение аванса происходит путем составления и подачи соответствующего заявления. Стандартной формы для его заполнения не существует.
Стандартная форма такого заявления содержит следующую информацию:
- Информация о лице, которому направляется заявление;
- Информация о заявителе;
- Суть заявки – запрос на выдачу денег в определенной сумме;
- Причина потребности в деньгах;
- Дата составления и подпись заявителя;
- Подпись бухгалтера, подтверждающая отсутствие задолженности по ранее выданным суммам;
- Подпись руководителя о приеме заявления.
Форма заявки организация разрабатывает самостоятельно, но исключать хотя бы один из указанных пунктов нельзя.
Какие документы являются обоснованием расходов
Авансовый отчет составляется вместе с документами, подтверждающими факт расходов. Они могут быть:
- Квитанция продажи;
- Кассовый чек;
- Входящий кассовый ордер (ПКО) и др.
Стандартный чек содержит следующую информацию:
- Имя;
- Дата покупки;
- Название организации, в которой был приобретен товар;
- Информация об операции;
- Количество и цена каждого товара в чеке;
- Должность, инициалы и подпись продавца.
Товарный чек оформляется не по унифицированной форме. Однако он должен содержать основные реквизиты, необходимые для подтверждения расходов. Применяется в организациях, работающих на ЕНВД, потому что они не работают с кассовыми аппаратами.
СОВЕТ! При отсутствии проверки к отчету может быть приложена другая форма строгой отчетности. Например, при отправке сотрудника в командировку - посадочный талон на самолет, билет на поезд и т.д.
Если нет подтверждающих документов
При отсутствии подтверждающей документации авансовый отчет не может быть составлен. Если подотчетное лицо не может предоставить доказательства законности трат, организация вправе в полном объеме потребовать возврата потраченных денег.
Налоговое законодательство не запрещает организациям принимать отчетность без подтверждающих документов. Однако средства, выданные под отчет в такой ситуации, не могут быть включены в состав расходов при работе на УСН.
Форма авансового отчета и образец заполнения
Правила заполнения авансовой отчетности требуют использования определенной формы:
- В электронном виде - форма 0504505;
- Письменно - форма АО-1.
Образец формы авансового отчета доступен здесь.
Первая часть документа заполняется подотчетным лицом. Говорится:
- Код организации по ОКПО;
- Основная информация о сотруднике.
Во второй части заполняются две графы:
- Информация о денежных средствах, полученных от компании на бытовые расходы;
- Информация о счетах и транзакциях.
Последняя часть заполняется на обратной стороне формы. В нем перечислены предоставленные сопроводительные документы и вся информация о них.
Требуется предоставить чеки, независимо от того, были ли средства выданы наличными или переведены на банковскую карту.
Рекомендуем: Как оформить авансовый отчет о командировке.