Трудовая книжка утеряна работником
Потеря трудовой книжки – это серьезно. Это не то, что с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав заявку на сайте госуслуг. В этом случае не получится купить новую форму и просто заполнить ее заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о вашем стаже работы, трудовых движениях и соответствующих приказах и распоряжениях от всех работодателей.
Хорошо, если вы сменили не так много мест работы или только начали свою трудовую деятельность – тогда для восстановления трудовой книжки не нужно делать слишком много движений. Но если вы постоянно меняли работу или (что еще хуже) переезжали в другой город, то мы вам не завидуем. Осталось только собирать, собирать и собирать. И, как вы понимаете, не все работодатели рады копаться в архивах и предоставлять данные о вашем стаже. Но это все детали. Мы расскажем, что нужно делать, если трудовая книжка утеряна по вашей вине.
Итак, трудовая книжка утеряна. Куда обратиться, к кому обратиться в первую очередь? Мы изначально имеем в виду ситуацию, что утерянную книжку может иметь только уволенный работник, так как при трудоустройстве работодатель обязан хранить документ дома (в сейфе). Трудовую книжку нельзя передать работнику, это запрещено делать даже в тех случаях, когда работнику необходимы трудовые сведения для вышестоящих органов (налоговая инспекция, Пенсионный фонд). Кадровик составляет заверенную копию по требованию. И было бы хорошо, если бы он у вас был. Тогда вам фактически ничего делать не придется – если оригинал трудовой книжки утерян, то просто отдайте официальному экземпляру новому работодателю.
Если же у вас нет никаких документов, подтверждающих ваш стаж, обращайтесь в кадровую службу предыдущего работодателя и пишите заявление. В обращении указывайте, что трудовая книжка потеряна, описывайте обстоятельства, при которых это произошло, и запрашивайте кадровые сведения. Если у вас остались ваши экземпляры договоров и дополнительных соглашений с работодателем, расчетные листки с указанием должности и начислений, приказы о кадровых перемещениях (ну а вдруг!) — отлично, прикладывайте их в дополнение к заявлению, это ускорит процесс восстановления утерянной трудовой книжки.
Важный момент - никто не будет перекрашивать каждый период работы и каждое движение персонала. Нужно подтвердить трудовой и страховой стаж (а для этого нужна трудовая книжка), кадровик сделает записи в блоках и сошлется на распорядительные документы. Именно поэтому всегда важно иметь на руках копию трудового сертификата, заверенную не только работодателем, но и нотариусом. А если вы потеряли трудовую книжку, вам придется:
- Решите, что вы хотите делать. Завести новый документ или восстановить старый — решать вам. Действительно, если в трудовом коллективе числится несколько второстепенных должностей, а стаж работы максимум год, то гнаться за такой информацией нет смысла. Если страховой стаж значителен и повлияет на пенсионные накопления в будущем, то восстановить документ действительно необходимо.
- Обратиться к предыдущему работодателю (руководителю отдела кадров) для восстановления на работе. Точнее, для оформления дубликата. Вот что должен сделать работник по закону - при обнаружении утери трудовой книжки немедленно написать заявление работодателю по последнему месту работы (п.п. 31-32 ПП РФ № 225 от 16.04. /2003). Кадровик оформляет дубликат в течение 15 дней. В документ включаются сведения о непрерывном опыте и наградах от всех предыдущих работодателей, а также сведения о последнем месте работы. Записи делаются в обобщенном виде и со ссылками на административную документацию.
- Попросите разрешение на работу у нового работодателя. Если вы устроились на новую работу, но трудовая книжка утеряна, вот что вы можете сделать – написать заявление о новой регистрации на имя руководителя (ст. 65 ТК РФ). Если ваша апелляция обоснована и аргументирована, вам не откажут. Но имейте в виду — никто не будет вносить туда информацию о предыдущем опыте. Вам будет выдан новый документ, где первой строкой будет запись о трудоустройстве именно у этого работодателя.
Все эти правила распространяются не только на убыток, но и на порчу труда. Если информация восстановлена, то это делается следующим образом: приобретается новая трудовая книжка, на первой странице бланка строгой отчетности в правом верхнем углу указывается «дубликат», сведения о работнике формируются в соответствии с личные документы (паспорт, диплом об образовании), сведения о стаже работы заполняются согласно локальным нормативным актам. Стаж работы у другого работодателя отмечается в обобщенном виде.
Но есть еще один нюанс. Что делать работнику, если трудовая книжка требует срочного восстановления, а предыдущий работодатель ликвидирован? Первый вариант — проверить, была ли это окончательная ликвидация или реорганизация. Если прежний работодатель реорганизовал свою структуру и присоединился к другой компании, то восстановить документы вполне возможно. В случае окончательной ликвидации все документальные реестры (включая кадровые документы) передаются в городской/районный архив. Бывший сотрудник может обратиться в архивную службу и восстановить данные о кадровых перемещениях. Приказы, трудовые договоры, платежные ведомости с указанием должности, платежные ведомости, табели учета рабочего времени – все это основания для включения сведений в дублирующий труд.
Если прежний работодатель до сих пор активно функционирует и отказывается предоставлять вам необходимую информацию, пишите жалобу в областную инспекцию труда и подавайте в суд. Судебные органы обяжут руководство не только восстановить требуемые сведения, но и выплатить компенсацию в размере упущенной выгоды за все время, что вы не работаете из-за отсутствия трудовой книжки, а также погасить юридические и моральные издержки.
Работодатель потерял трудовую книжку
Но бывает и обратная ситуация – когда трудовая книжка утеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство - самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки должен быть предоставлен работнику там, где он был утерян .
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Процедура взыскания кадровика ничем не отличается от действий, которые предпринимает сам сотрудник. С одним уточнением – собирать всю информацию должен будет ответственный сотрудник.
Перед началом восстановления необходимо сформировать базу – подготовить распорядительные документы на каждого работника. Если у человека данная организация - не первое место работы, то стаж будет указан в целом по каждому предыдущему работодателю. Вот что вам нужно сделать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- Определить количество поврежденных или отсутствующих трудовых книжек;
- Собрать все основания для внесения записей – договора, приказы, регистры бухгалтерского учета;
- Поднять отчетность в Пенсионный фонд - формы СЗВ-К;
- Запросить у работника выписку с его страхового счета по форме СЗИ-5 (при возможности);
- Проверьте информацию о предыдущих местах работы.
После того, как вся информация доступна, кадровик проверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо – уведомляет сотрудников о том, что их трудовые книжки восстановлены (обязательно потребуется подпись каждого сотрудника). Помните, все должно быть сделано оперативно и в соответствии с законом. Трудовая книжка является официально-правовой формой, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск в суд, если что-то случится с их личными документами.
Источники:
О выдаче дубликата трудовой книжки
О документах, проверяемых при заключении трудового договора
Решить вопрос>