Доверенность на право удостоверения документов: правила составления и образец

Зачем нужна доверенность

В хозяйственной деятельности при взаимодействии с государственными органами организация использует дубликаты документации, оригиналы хранятся в установленном законодательством порядке. Для придания юридической силы они должным образом заверяются.

Предоставляются дубликаты:

• Для документации, связанной с трудовой деятельностью, - работникам по их письменным обращениям;
• Для первичной организации - налоговая для проведения проверки;
• За доказательствами - в суд для обоснования своей позиции;
• Устав, отчетность - контрагентам по их требованию при заключении сделки и в других случаях.

По ГОСТам верность дубликата удостоверяет руководитель или уполномоченное должностное лицо. Такие полномочия указываются в доверенности или должностной инструкции. На практике отдельная доверенность на право заверения копий кадровых документов, первичных документов или доказательств используется и требуется в редких случаях. Наличие печати имеет большее значение, предполагаются полномочия представителя (они включаются в должностную инструкцию или в более общий траст).

Существует две формы заверения такой бумаги: простое письменное или нотариальное, нотариальное удостоверение доверенности от юридического лица не требуется, а также заверение печатью. С 2013 года это не является обязательным реквизитом, в соответствии с ч. 4 ст. 185.1 ГК РФ достаточно подписи руководителя, но больше доверия вызывает бумага с печатью.

В некоторых случаях требуется нотариальное заверение, например, для представительства в Росреестре согласно ФЗ № 218 от 13.07.2015. При совершении сделок может потребоваться дубликат такой бумаги, для чего нотариально заверяется копия доверенности.

Нотариусы при обращении лица с целью удостоверения документов организации вправе потребовать отдельного доверительного управления для представительства в нотариальной конторе.

Кому оформить трастовый документ

Бумага оформляется на лицо, которое копирует и заверяет дубликаты от имени организации. Эти функции выполняет работник, за которым они закреплены в должностной инструкции или отдельным доверенным лицом.

Для обоснования доводов сторон по делу в судебные органы оформляется большой объем документации. В процессуальном законодательстве прямо не указано, может ли представитель по доверенности заверять копии документов, но положительный ответ на вопрос следует из системного толкования закона. С учетом норм ГОСТов и процессуальных кодексов представитель имеет право заверять дубликаты, так как он является лицом, уполномоченным на участие в деле, а заверение относится к процессуальным действиям.

Содержание бумаги

Единой формы нет, руководитель самостоятельно решает, какую форму использовать. На практике используются типовые образцы и общие рекомендации, как написать доверенность на заверение документов:

• Разбейте бумагу на основные блоки, чтобы ее было легко читать. Основные части: наименование, дата и место составления, данные организации и данные уполномоченного лица в преамбуле, полномочия, срок, наличие замены, образец подписи, подпись руководителя;
• Если бланк не используется, укажите полные реквизиты компании: ИНН, ОГРН, адрес, должность руководителя, на основании которой он действует;
• Наряду с фамилией, именем и отчеством уполномоченного лица указать дату рождения, паспортные данные и адрес регистрации;
• Максимально точно сформулируйте предоставляемые права, например, полномочия в доверенности - удостоверение документов (указать какие, если указано, если требуется: первичные, кадровые) или представительство в нотариальной конторе по вопросу удостоверения документации ;
• Включить в форму образец подписи уполномоченного лица;
• Ставится подпись руководителя и печать организации.

Образец

Например, вот образец доверенности на право заверения копий документов, оформленный по всем правилам:

Еще один пример: