Бинарная система и сущность двойной записи
На первый взгляд, такие понятия, как двоичная система и бухгалтерский учет, мало связаны между собой. Конечно же, именно на двоичной системе основано программирование, благодаря которому мы имеем возможность пользоваться компьютерами, а принципы бухгалтерского учета, которые не менялись на протяжении 5 веков, основаны на двойной записи. Но все же, что общего между всего двумя цифрами «0» и «1» и миллионами, а то и миллиардами, которые среднестатистический бухгалтер тратит на счета? Все просто - незыблемость принципов. Многие считают, что принцип двойной записи в бухгалтерском учете давно устарел, критикуют сложность этого процесса для человека, не обладающего специальными знаниями, и говорят о необходимости изменения действующей системы. Но ничего другого равноценного предложить нельзя.
Как, например, можно подробнее показать, что 500 000 рублей, которые компания перечислила с расчетного счета поставщику, являются авансом, не прибегая к пространным текстовым пояснениям? А как понимать эти объяснения, если операций не одна и не 10, а тысячи? И как найти ошибку, если она вдруг случилась? И самое главное, сколько времени это займет? И такую операцию бухгалтер запишет очень лаконично и просто:
Дт 60,2 Кт 51 500 000
И любой, кто знаком с этими понятиями, сразу поймет, о чем речь. Более того, если поставщик начнет отгружать материалы частями, тоже ничего не потеряется, ведь каждая такая разовая поставка будет оформлена следующим образом:
- Дт 10,1 Кт 60,1 100 000 — материалы получены;
- Дт 60,1 Кт 60,2 100 000 - зачислен аванс.
И мы еще не анализировали ситуацию, когда в цене этих материалов скрыт НДС, который тоже нужно указывать отдельно. Конечно, современные технологии позволили бы упорядочить эти операции по-другому, но всего 20 лет назад таких возможностей не было, а двойная запись уже давно обеспечивает порядок в расчетах.
Счета и транзакции
Итак, мы убедились, что двойная запись обеспечивает связь между двумя неразрывно связанными частями одной операции: «доход — расход», «было — стало». В примере с авансовым платежом мы видим, что компания отдала другой организации 500 000 рублей, а это очевидный расход, то есть кредит. Но организация-поставщик не только получила эти деньги, но и задолжала их за определенный период времени, то есть имело место приток долга - дебет. Примечательно, что у фирмы-поставщика будет прямо противоположная ситуация: она зачислит деньги и получит обязательство перед их отправителем. В проводке это будет выглядеть так:
- Дт 51 Кт 62,2 500 000;
- Дт 62,1 Кт 90,1 100 000;
- Дт 62,2 Кт 62,1 100 000.
Суммарно из этих строк можно понять, что компания до сих пор не выполнила свои обязательства перед покупателем в размере 400 000 руб. Таким образом, двойная запись — это способ отражения хозяйственных операций, позволяющий увидеть трехмерную картину операций и их взаимосвязи друг с другом. Ведь хозяйственная жизнь любой организации очень разнообразна и включает в себя не только финансовые, но и другие операции. И именно за счет метода двойной записи можно значительно повысить информативность. Главное, соблюдать равенство числовых значений, как это называется, по модулю числа. Именно таким методом достигается баланс, который даже дал название основному финансовому отчету любой организации.
А для группировки однородных операций используются счета бухгалтерского учета, которые, по сути, раскрывают квалификацию любой суммы. Все они собраны в плане счетов и имеют индивидуальный номер и наименование. Например:
- 50 «кассовый аппарат»;
- 01 «Основные средства»;
- 10 «материалов»;
- 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
- 70 «Расчеты с персоналом по заработной плате»;
- И т.п.
Текущий план утвержден приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н (ред. от 8 ноября 2010 г.). Его должны применять все компании, за исключением кредитных организаций и государственных (муниципальных) учреждений. Для последних утверждены отдельные планы, учитывающие их специфику. Благодаря общему плану компаниям легко общаться, согласовывать и учитывать общие транзакции.
Все счета, включенные в план, являются синтетическими, то есть учитывают только финансовые характеристики сделок. Каждый из них должен иметь:
- Баланс – баланс на начало и конец определенного периода времени;
- Дебетовый оборот;
- Ссудный оборот.
В зависимости от того, к какой категории относится счет, обороты могут иметь разное значение в дебетовом и кредитовом выражении. Для более детального раскрытия операции используются субсчета, а также аналитические данные. В совокупности это создает современную многоаспектную систему учета, но все же именно метод двойной записи в бухгалтерском учете означает полноту отражения всех процессов.