Что это
Под страховым фондом документации понимается набор страховых копий различных документов, хранящихся в надежном месте, находящемся на значительном расстоянии от места хранения оригиналов, сделанных в целях замены оригиналов в случае их возможной утраты в при возникновении любой чрезвычайной или чрезвычайной ситуации в стране.
При этом фонд страховой документации должен состоять из документов, представляющих высокую культурную, историческую, научную или иную ценность, то есть утрата которых повлечет существенные последствия для жизни населения страны, экономики, и политическая система.
Внимание! Одновременно с созданием страховки создается так называемый фонд использования, в который входят основной и рабочий экземпляры оригинального документа.
Скачать Госстандарт 33. 505 - 2003 для ознакомления.
Складская система
В соответствии с ГОСТ 33.505 любой орган исполнительной власти (например, Федеральная налоговая служба и ее территориальные представительства) может выступать заказчиком на сохранение особо ценной документации, связанной с деятельностью такого органа, находящейся в архивах и библиотеках.
В зависимости от того, кто именно выступает заказчиком, создается либо страховой фонд на федеральном уровне, либо территориальный страховой фонд документации (п. 5.3. ГОСТ 33.505).
Единый Российский фонд страховой документации
Каждый отдельный страховой фонд (как созданный на федеральном уровне, так и на территориальном уровне) входит в состав Единого российского фонда страховой документации. Совокупность всех фондов, действующих в Российской Федерации, составляет ЕРСФД.
Территориальные страховые фонды
Создание территориального фонда страховой документации осуществляется по инициативе органа исполнительной власти любого субъекта Российской Федерации - области, края или республики (абз. 3 п. 5.3. ГОСТ 33.505).
Все ЦФО подчиняются Главным службам ЮФО, создаваемым в соответствии с приказами соответствующих органов власти субъекта Российской Федерации. В свою очередь, Головные службы подчиняются Федеральному архиву и Министерству культуры Российской Федерации (абз. 6 п. 5.3. ГОСТ 33.505).
Средства по видам документации
ГОСТ 33.505 не дает сведений о том, что ФСФД и ЦФД могут быть установлены по видам бумаги. В пункте 6.1. сказано, что в каждом ФСФД и ЦФД хранятся любые документы из списка ниже:
- Выдается на бумаге;
- Фильмы и другая продукция, связанная с киноиндустрией;
- Фотографии, фотографии;
- Аудио производство;
- Видеопродукция, не связанная с фильмами и кинематографом.
Важный! Каждый документ (аудио, видео, фото) хранится в одном страховом экземпляре. И только по решению заказчика (органа исполнительной власти) хранение может осуществляться в двух экземплярах.
Какая документация подлежит защите
Федеральные и территориальные фонды страховой документации могут создаваться исключительно для целей хранения документов, представляющих особую ценность.
При этом решение вопроса изготовления страховой копии не зависит от:
- Время, место создания документа;
- Материал, из которого он изготовлен;
- Тип носителя, на котором он хранится;
- Технология производства и другие подобные факторы.
Организация работы по сохранению документов
В соответствии с пунктом 5.4. ГОСТ 33.505 работа по созданию копий в федеральных и территориальных страховых фондах документации включает следующие этапы:
- Планирование мероприятий по созданию ФСФО или ЦФД, в ходе которых определяются состав и виды документации, подлежащей копированию, и ее общее количество;
- Работы, в рамках которых осуществляется подготовка документации к ее резервному копированию, в том числе удаление документов из хранилища архива или библиотеки, сверка фактических данных о документе с содержащимися в описях или библиографических описаниях, устранение пробелов, проверку технического (физического) состояния документации и другие действия;
- Непосредственное создание копий документации, что уполномочен делать подрядчик, выбранный органом исполнительной власти на конкурсной основе в соответствии с законодательством о государственных закупках (Федеральный закон № 44 от 5.04.2013 г. «О подряде...» );
- Передача созданных исполнителем работ экземпляров в специальное ответственное хранение на основании соответствующего решения органа исполнительной власти, по инициативе которого произошло создание федерального или территориального страхового фонда документации (подтверждение успешной передачи акт приема-передачи страховых экземпляров, оформленный по унифицированной форме, утвержденной приложением «Г» к ГОСТ 33.505);
- Отчетность перед контролирующими структурами об успешном выполнении вышеуказанных мероприятий.
Внимание! Копирование осуществляется согласно п. 6.1.1. – пункт 6.1.5. ГОСТ 33.505 по-разному – в зависимости от конкретного вида документации. Таким образом, аудиопродукция копируется магнитной звукозаписью на носитель, содержащий магнитную ленту.
Что происходит в случае чрезвычайной ситуации
В случае возникновения чрезвычайной ситуации - введения военного положения, стихийного бедствия, техногенной катастрофы и других подобных случаев - Министерство гражданской обороны обязано принять все возможные меры для сохранения оригиналов аудиовизуальной, печатной и иной продукции особую культурную, научную и историческую ценность для отдельных россиян и государства в целом.
При невозможности сохранения важного документа рабочий экземпляр из фонда пользования передается в архивную или библиотечную организацию, в которой он ранее хранился (пп. 3.9 и 3.16. ГОСТ 33.505). Основной экземпляр останется в фонде пользования - из него при необходимости будут изготавливаться рабочие экземпляры в неограниченном количестве.
Страховая копия документации (п. 3.7. ГОСТ 33.505) останется в страховой ФСФД или ЦФД. Вывоз его оттуда допускается только по специальному разрешению и в исключительных случаях.
Так, в целях предотвращения утраты, повреждения или полного уничтожения особо важной документации на федеральном и территориальном уровнях создаются страховые фонды. Что-то осталось неясным? Наш юрист даст исчерпывающий ответ на любой, даже самый сложный вопрос. Достаточно просто написать ему в чат.
Также не забывайте о важности ваших лайков, репостов и комментариев, ведь это помогает обновлять наш сайт как можно чаще.
Читайте полезную информацию о фондах в целом.