Правила обслуживания и регистрации
В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников или выборочно. Например, только для руководителей или для руководителей и финансово ответственных лиц и т. д.
Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Эта обязанность возложена на них приказом руководителя. Как составить личное дело сотрудника (образец), вы можете посмотреть ниже.
Обязательно утверждается список лиц, которым разрешен доступ к личным делам: для ознакомления с материалами и получения их во временное пользование для выполнения определенных работ.
Согласно определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или сфере деятельности, помещенные в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела работника образца по ГОСТу – это, условно говоря, папка, в которую подшиваются бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже работы.
Формирование дела начинается с момента приема работника на работу. Выполняется в единственном экземпляре. У каждого сотрудника есть отдельная папка. Информация внутри кейса размещена в хронологическом порядке. Если в деле есть копии личных документов сотрудников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, все материалы, касающиеся трудовой деятельности работника, прилагаются к личному делу. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:
- Оформление на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различных справок, трудовой договор, приказ о приеме, договоры ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и т.д.);
- Сам трудовой процесс (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещении, поощрении, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении разрядов; справки (заключения) о периодических медицинских осмотрах (освидетельствованиях); аттестационные листы; уведомления; копии документов о повышении квалификации , так далее. );
- Увольнение (увольнительное письмо; заявление об увольнении).
Ведение дела предполагает: фиксацию всех изменений личных и биографических данных и трудовой деятельности в учетных документах, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдачу сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическую проверку состояния дел, закрытие и передачу в архив и т.д. d.
Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы вносятся номера дел, даты их установления, заглавия, сроки закрытия.
Личное дело сотрудника: образец оформления 2020
Скачать
Внутренний инвентарь
Одновременно с формированием дела составляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в приложении 10 Основных правил ведения архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени ее ведения.
Сколько хранить и где
В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их кражи или потери. Обычно это запирающиеся сейфы или металлические шкафы или комнаты.
При увольнении сотрудника личное дело закрывается. Чехол закрытый - это значит, что он полностью оформлен и прошит. При этом сначала подшивается внутренняя опись с окончательной записью количества листов и документов в ней, а в конце - аттестационный лист. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата прекращения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.
Личные дела уволенных хранятся в организации три года, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 г., то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее, то 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125). Если в личном деле поданы документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по более старшему сроку.