Как выглядит ЭЦП на документе
Электронная подпись представляет собой уникальную последовательность символов. Он выступает обязательным реквизитом, проставляемым на официальных электронных документах. Для генерации подписи используются надежные криптографические методы и математические расчеты, а программное обеспечение сертифицировано ФСБ.
Существует 3 вида ЭЦП:
- Простой;
- Неквалифицированный;
- Квалифицированный.
Простая электронная подпись (СЭП) — это код или пароль, сгенерированный системой и отправленный на телефон или адрес электронной почты пользователя. Обычно используется на веб-сайтах для подтверждения действия. Неквалифицированная подпись (NES) отличается тем, что требует подтверждения личности клиента, и формируется с помощью криптографического преобразования.
Наиболее надежной является квалифицированная цифровая подпись (QDS). Он подкреплен сертификатом проверки, имеет закрытый и открытый ключ и придает документу полную юридическую силу.
Сертификат ключа — это файл .crt, который содержит информацию о владельце, отпечатке сертификата и сроке действия подписи.
Электронная подпись на документе выглядит так:
- Последовательность букв или цифр, соответствующая ключу, указанному в сертификате;
- Графическое изображение или штамп с указанием подписи владельца сертификата.
Наиболее надежным является невидимый ЭС, который визуально не определяется. Он используется при составлении документов MS Word, Excel и формируется автоматически. Определить его наличие можно по отметке, появившейся в графе «состояние».
Примером того, как выглядит усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись, является выписка из ЕГРЮЛ, заверенная ФНС. Подпись здесь представляет собой печать с указанием номера сертификата, владельца, срока действия ЭП.
Образец:
Как выглядит документ, подписанный ЭЦП:
Что включает в себя штамп визуализации?
Согласно ГОСТ Р-7.0.97-2016 от 1 июля 2018 года форма электронной подписи должна содержать новую форму с атрибутом «знак электронной подписи». Обязательно для любого ЭД, когда он визуализируется, сканируется или распечатывается в том месте, где подпись обычно проставляется на бумаге от руки.
На документе, подписанном электронной подписью, ставится отметка, которая:
- Распечатка электронного договора;
- Распечатка протокола рассмотрения заявок и их оценки для участия в торгах на ЭТП;
- Ответы на запросы контролирующих органов.
Штамп электронной подписи должен содержать такие реквизиты, как:
- Подписи ключей номера сертификата;
- ФИО владельца ЭЦП;
- Срок действия сертификата;
- Фраза о том, что документ подписан ЭП.
Дополнительно марка может содержать эмблему:
Согласно требованиям стандарта знак электронной подписи должен быть читаемым, а его элементы не должны пересекаться или накладываться друг на друга.
Как отметить
Обычно для отметки электронной подписи используют два варианта:
- Изготовление штампа с последующей его вклейкой в копии;
- Настройка подписи в MS Office.
Для настройки ЭЦП через MS Office необходимо в открытом документе зайти в подменю «Вкладка» и выбрать «Строка подписи»:
Затем выберите «подписание»:
Если делается штамп, то он вставляется в копию обычным способом через вставку рисунка или рисунка и ставится на нужное место.
Что такое временная метка
Клиенты системы КриптоПро ТСП могут дополнительно получать метки времени. Подписанные данные представляют собой хеш-значение и время штампа. Реквизит связан с ЭД, на который он выдан, и обеспечивает его целостность.
Для оформления штампа и реализации услуги на базе КриптоПро необходимо создать отдельный сервер ТСП и добавить Клиент ТСП КриптоПро в программное обеспечение рабочего места.
Преимущество метки времени:
- Фиксация времени создания ЭД;
- Фиксация времени формирования ЭЦП;
- Фиксация времени операции по оформлению ЭД;
- Длительное хранение ЭД (даже по истечении срока действия сертификата ЭП пользователя).
При открытии документа и просмотре информации об ЭЦП отметка времени будет выглядеть так:
Работа с протоколом TSP проста и основана на взаимодействии запрос-ответ с сервером. Пользователь создает запрос, отправляя его на сервер, и получает ответ, содержащий сгенерированную метку времени. В случае возникновения ошибки ответ будет содержать код ошибки вместо штампа.
Обязательно или нет соответствие ГОСТу
Есть ГОСТ для электронной подписи. В едином реестре он значится под номером 7.0.97-2016. Стандарт содержит правила формирования документов как в бумажном, так и в электронном виде, и решает такие вопросы, как:
- Расположение на носителе необходимых деталей;
- Требования к созданию и оформлению ЭД, в том числе с использованием ИТ.
Правила ГОСТ регулируются статьей 26 ФЗ № 162 от 29.06.2015. Статья 6 ФЗ 162 предусматривает обязательное использование документов по стандартизации на продукцию оборонного назначения, гос. заказы на товары и услуги, используемые для защиты данных, а также для предоставления информации, связанной с атомной энергетикой и т. д.
На основании нормативных документов требования ГОСТ по информационным стандартам не являются обязательными и их несоблюдение не нарушает действующее законодательство.
Утрата юридического значения ЭП
Официальный документ имеет юридическую силу и юридическое значение. Первый термин означает, что документ имеет юридическую силу. Значимость является свидетельством деловой активности.
Федеральный закон «Об электронной подписи» определяет, что документ заверяется в ЭДО с использованием специальных технологий и электронной подписи. Чтобы иметь юридическую силу и служить доказательством действия, ЭД должна содержать следующие реквизиты:
- Имя;
- Число;
- Указание ФИО автора подписи, наименования организации и лица, имеющего право подписи;
- Дата составления;
- Подпись.
Закон также прописывает три вида ЭП, особенности каждого из них, юридическую силу, способ получения и срок действия. Согласно законопроекту, юридическую силу имеют только документы, подписанные квалифицированной электронной подписью. НЭП придает ЭД юридическую силу при наличии отдельного соглашения между участниками ЭД.
ЭЦП теряет юридическую силу в следующих случаях:
- Подпись поставлена лицом, не имеющим права действовать от своего имени или от имени организации;
- В ЭД указаны не все необходимые реквизиты;
- Формат и способ передачи ЭД не соблюдаются;
- Сертификат станет недействительным в момент подписания или проверки ЭД;
- ЭП применялась с нарушением сведений, указанных в сертификате.
В соглашении между участниками ЭДО прописываются требования к признанию эквивалентности документов с ЭП и бумажными копиями, нарушение которых также приводит к утрате документом юридического значения. Обычно они включают:
- Обязательная отправка ЭД с защищенного почтового ящика, доступ к которому есть только у владельца подписи;
- Открытый ключ должен быть приложен к письму;
- Почтовый сервис должен иметь ограниченный доступ.
Такие же условия действуют для корпоративных ЭЦП. Работа с публичными почтовыми сервисами снижает юридическую силу простой подписи и делает невозможным ее использование для заверения документации.
Применение электронной подписи в судебной практике
Использование электронной подписи иногда усложняет судебные разбирательства. Главбух может заверить отчетность вместо руководителя, а юрист заверить заявление для суда вместо истца. Аналогичные нарушения возникают при использовании ПО «клиент-банк», когда платежные поручения отправляются не владельцем ЭП.
При рассмотрении исковых требований о неправомерном списании денежных средств с расчетного счета организации суд признает правильность действий банка, так как электронная подпись верна, а передачу права подписи третьему лицу считает нарушением договорных отношений и правила обслуживания.
Аналогичная практика возникает и при участии в электронных государственных аукционах. Если организация своевременно не подписала выигранный договор, то она признается стороной, уклонившейся от заключения договора, и вносится в реестр недобросовестных поставщиков. В судебной практике также нередки случаи, когда организация вносится в реестр из-за договора, подписанного лицом, не имеющим права удостоверять такие документы.
В гражданско-правовых отношениях возникают споры между контрагентами о законности документов, подписанных ЭП неуполномоченными лицами. При принятии решения суд исходит из проверки действительности сертификата ЭП.
В законодательстве РФ отсутствуют прямые запреты на передачу ЭП третьим лицам с согласия владельца, а в случае возникновения спора суд признает обладателем подписи лицо, подписавшее документ . Вся ответственность за использование ЭЦП лежит на владельце сертификата, и в случае компрометации ключа он обязан обратиться в УЦ с заявлением о приостановке действия подписи. В спорных случаях такое обращение может служить доказательством причинения вреда не владельцем подписи, а третьим лицом.
Как распечатать документ с ЭЦП
Электронный документ, заверенный квалифицированной подписью, приравнивается к бумажному документу и обычно не требует распечатки. Однако иногда требуется подать документ только на бумаге, либо бумажный вызывает больше доверия у принимающей стороны. Для печати ЭД необходимо открыть его через КриптоПро, затем зайти в «Настройки» и «Управление настройками»:
В разделе «Профили» дважды щелкните нужный профиль:
В подменю «Общие» установите флажок для добавления ЭП в документ для печати:
С помощью мастера КриптоАРМ проверьте ЭП документа, который нужно будет отправить на печать:
Затем нужно перейти в раздел «Подробности»:
Документ можно распечатать отдельно, нажав на «Печать», либо перейти в подраздел «Просмотр» и распечатать документ вместе с подписью:
Со стандартной ЭЦП это будет выглядеть так:
Реже требуется распечатать сертификат ЭЦП. Это можно сделать в несколько простых шагов через офис налогоплательщика. Из списка предложенных организаций выберите интересующую вас, затем перейдите в раздел «Ответственные лица» и отправьте бланк сертификата в печать. Программа автоматически сгенерирует бланк сертификата и даст команду на печать.
Работа с электронной подписью удобна и надежна только при соблюдении всех правил ее использования. Если сертификат ЭП был скомпрометирован или нарушены правила использования реквизитов, то он теряет свою юридическую силу. При передаче закрытого ключа ЭЦП ответственность за использование подписи лежит на владельце. В суде бывает сложно доказать порчу и неиспользование владельцем ЭЦП. Информационно-технические детали и процесс подписания регулируются как Федеральным законодательством, так и ГОСТом. И если соблюдение ФЗ обязательно, то ГОСТ нужно соблюдать только в некоторых случаях (работа с секретными данными и т.п.). Закон прописывает не только вид и юридическую силу подписи, особенности ее получения и срок действия, но и наличие штампа времени, отметки на электронных документах о наличии электронной подписи, реквизиты владельца сертификата.