Понятие и средства выражения
Отказ от заключения договора – это документ, который направляется одной организацией другой после принятия первой компанией соответствующего решения.
Основанием для этого является предложение, отправленное этой другой компанией первой. Таким образом, составление такого сообщения является проявлением вежливости, так как его можно оставить без ответа.
В то же время такое письмо даст возможность улучшить отношения между потенциальными контрагентами, поэтому его подготовка, безусловно, будет рациональным шагом, если есть перспектива сотрудничества в будущем.
Предполагаемая форма
Форма отказа от заключения договора должна быть письменной. Устное сообщение оференту о том, что его предложение было отклонено, по определению не является письмом.
Образец письма
Письмо о несотрудничестве может быть оформлено различными способами. Ниже приведены несколько примеров такого документа.
Первое письмо с отказом:
Второе письмо с отказом:
Вежливое содержание
При составлении письма-отказа его автору необходимо позаботиться о правильности формулировки. Ведь в будущем не исключена возможность, что сотрудничество с этой организацией будет еще выгодно. Также нарушение правил хорошего тона может сказаться на деловой репутации компании, отказавшей другой ненадлежащим образом.
Для того чтобы письмо было максимально вежливым, следует придерживаться ряда рекомендаций.
Прежде всего, вы должны обращаться к документу лично. Например, начав с фразы «Здравствуйте, дорогой Петр Николаевич» или «Дорогая Ольга Андреевна».
В этом случае будет очевидно, что составитель ознакомился с содержанием предложения.
Также нужно поблагодарить неудавшегося партнера. Например, написав «спасибо за внимание и представленное нам предложение». Эту формулу можно размещать как в начале письма, так и в конце перед подписью.
Далее желательно специально оговорить, что предложение о сделке было тщательно изучено. При этом ему следует дать как можно более положительную оценку.
Когда письмо доходит непосредственно до отказа, нужно четко и прямо (но в необидной форме!) изложить его причины. Написано, что к сожалению на данный момент наша компания не имеет возможности для сотрудничества из-за отсутствия средств на затраты или текущей направленности на другое направление.
Наконец, имеет смысл намекнуть, что в будущем при более благоприятных условиях вполне возможен переход к кооперации. Однако такую фразу можно писать только в тех случаях, когда реально возможно, что в будущем компании станут контрагентами. Если это невозможно, то не стоит подавать адресату несбыточную надежду.
Подписание документа
Официальный отказ от заключения договора подписывается высшим единоличным исполнительным органом общества. В качестве такового чаще всего выступает его генеральный директор.
Существует мнение, что наличие в правилах внутреннего распорядка (инструкции) разрешения подписывать такие письма другим работникам или наличие соответствующей нормы в должностной инструкции дает им на это полномочия. Однако есть мнение, что при отсутствии доверенности такое действие с их стороны можно оспорить.
Действия по дополнительному соглашению
Отказ от подписания дополнительного соглашения к договору осуществляется по общим правилам. Письмо на эту тему пишется так же, как описано выше. Особенность в том, что требуется указать мотивы, по которым составитель не собирается подписывать дополнительное соглашение.
Оформление в случае невозможности доставки
Письмо о невозможности доставки товара составляется организацией, если у нее была обязанность доставить товар в определенный срок, но позже появилась причина для отказа в этом действии. В стандартной ситуации причиной такого шага является неполучение оплаты за продукцию от покупателя, хотя это могут быть и другие нарушения.
Документ начинается с обращения к адресату, то есть лицу, представляющему организацию-получателя доставки. К нему обращаются по имени и отчеству, добавляя слово «уважаемый». Если на предприятии-контрагенте нет сотрудников, с которыми у этой компании налажены контакты, обращение осуществляется с использованием выражения «Уважаемые господа».
Далее представьтесь. Например, вы можете написать «ООО Мегаметизы» приветствует вашу компанию и желает успехов в бизнесе. Таким образом, адресат сразу поймет, кто отправил сообщение.
Далее указывается основной факт (невозможность доставки товара). Сразу же после упоминания о нем необходимо его мотивировать. Например, если речь идет о самом распространенном случае, когда контрагент вовремя не произвел надлежащий платеж, укажите этот факт.
При этом приводятся пункты действующего договора поставки, которые касаются как обязанности заказчика своевременно внести соответствующие средства, так и права поставщика задержать товар, если он не увидел деньги вовремя. При этом необходимо обратить внимание адресата на то, что при дальнейшей отсрочке платежа составитель сохраняет право на обращение в суд.
Далее в любом случае следует написать слова благодарности за понимание, а также выразить надежду на дальнейшее сотрудничество.
Также возможно включение в этот вид документа информации о новых продуктах, предлагаемых отправителем. В частности, это имеет смысл, если доставка невозможна из-за отсутствия оговоренного товара на складе, а недавно появившиеся товары способны его заменить.
Далее составитель размещает формулу «с уважением» и расписывается под документом.
Подробнее о том, как отправить отказ, смотрите в видео ниже.
- Григорий Знайко
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.