Что такое пояснительная записка
Если работник совершил дисциплинарный проступок, то причастные к нему лица должны дать объяснения. Статья 193 ТК РФ четко регламентирует алгоритм действий работодателя в ситуации, когда зафиксировано нарушение. В первую очередь он обязан запросить письменное объяснение, на подготовку которого уходит два рабочих дня. Законодательство не регламентирует содержание таких разъяснений; форма пояснительной записки всегда произвольна, так как все возникающие ситуации индивидуальны.
Зачем составлять объяснительную
По требованию руководителя составляется пояснительная записка. Работник, совершивший дисциплинарный проступок, пишет объяснительную с изложением существенных сторон произошедшего (ст. 193 ТК РФ). В остальных случаях составляют меморандум или служебную записку: в отличие от объяснительной, работник их составляет по собственной инициативе.
На чье имя писать пояснения
На имя руководителя обычно пишется объяснительное письмо. В каждой организации существуют локальные правила написания пояснительной записки, которые закрепляются в правилах внутреннего трудового распорядка.
Когда подавать объяснения
Разъяснения предоставляются по запросу руководства. На их написание уходит два полных рабочих дня. Но работодатель вправе установить более длительный срок с учетом конкретных обстоятельств. Такой срок должен быть закреплен в локальных нормативных актах или указан в требовании о предоставлении объяснений. Но и затягивать с представлением объяснений тоже не стоит, так как срок применения дисциплинарного взыскания составляет месяц со дня обнаружения проступка (ст. 193 ТК РФ).
Пишем пояснения по шаблону
Работодатель часто готовит шаблон, из которого видно, как пишется объяснительная записка руководителю в тех или иных случаях. Его размещают в отделе кадров или выдают работникам с памяткой о правилах составления деловых документов.
Во-первых, определите, в какой ситуации требуются письменные извинения. Например:
- Прогулы (один или несколько – не имеет значения);
- Опоздание на работу (проверьте, что время опоздания зафиксировано в акте);
- Нарушение сроков выполнения поставленной руководством задачи;
- Невыполнение задания сотрудником;
- Нарушение требований закона или локальных актов;
- Другие неправомерные действия и инциденты.
При составлении шаблона пояснительной записки достаточно руководствоваться принципами делового документооборота:
- Краткость изложения проблемы и причин, в результате которых возникло нарушение;
- Обязательное указание данных уполномоченного лица, на имя которого направляются разъяснения (адресата);
- Обязательное указание данных самого работника, его личной подписи и даты составления;
- Деловой стиль письма, отсутствие ненормативной лексики в тексте;
- Достоверность описываемых событий;
- Подача ситуации от первого лица.
Запрос разъяснений у начальства
Прежде чем сотрудник напишет объяснения, начальство должно их запросить. Практика показывает, что устного распоряжения часто бывает недостаточно, так как в случае судебного разбирательства привести его во внимание не удастся. Согласно правилам, руководитель выдает подписанный приказ провинившемуся работнику. Этот документ имеет произвольную форму, но оформляется в порядке, установленном для исходящей корреспонденции. Вот пример такого приказа:
| Общество с ограниченной ответственностью «Ппт.ру» ИНН 1234567890, КПП 456789, г. Москва, просп. Замечательный, д. 1 11.07.2022 № 155-и/вн Специалист отдела продаж Егорова Е.Е. О письменном объяснении Уважаемая Елена Егоровна! 3 ноября 2022 года вы отсутствовали на работе в течение всего рабочего дня, что подтверждается актом об отсутствии на рабочем месте № 5 от 03 ноября 2022 года. В соответствии со статьей 193 ТК РФ прошу предоставить письменное объяснение своего отсутствия в течение двух рабочих дней со дня получения настоящего приказа. Приложение: копия справки об отсутствии на рабочем месте № 5 от 03.11.2022. Генеральный директор Петров Петров П.П. Получила Егорова Егорова Е.Е. 7 ноября 2022 г. |
Документ вручается сотруднику лично. Если работник не желает получать приказ, то письменно зафиксируйте его отказ подписями двух свидетелей.
Кроме того:
Причины опоздания на работу или прогула
ТК РФ не содержит требований к оформлению разъяснений, чаще всего этот документ пишется от руки. Аргументация также оставлена на усмотрение автора. Власти не имеют права влиять на содержание документа и указывать, что писать.
Посмотреть образец объяснения от сотрудника, опоздавшего на работу по уважительной причине.
| Генеральный директор ООО «Ппт.ру» Петров П.П. От специалиста по продажам Vasilyeva V.V. Объяснительная записка Я, Василий Василий Васильевич, опоздал на работу 10 ноября 2022 года на 1,5 часа в связи с тем, что вез ребенка в школу на занятия и попал в ДТП на личном автомобиле. Ожидание ГИБДД и оформление ДТП заняло более часа. Я могу документировать события. Васильев Васильев В.В. 10.11.2022 |
Если работник отсутствовал целый день, то ему важно, что написать в объяснительной за прогул – обязательно указать причину случившегося. Образец выглядит так:
Если причина проступка была уважительной, то работник должен подтвердить ее соответствующими документами и указать об этом в примечании. Если уважительной причины нет, то об этом тоже придется написать.
Письменные объяснения работника должны быть зарегистрированы в установленном порядке как входящая корреспонденция, с указанием регистрационного номера и даты. Копия пояснений с регистрационными данными выдается работнику. Особых требований к их форме нет.
Подробнее: как оформить отсутствие сотрудника по уважительной причине
Другие случаи, когда требуется объяснение
Вот формулировки, которые помогут сотрудникам оправдаться в подобных ситуациях. Не забудьте заполнить документы, как показано в образцах выше: обязательно заголовок, название документа, в конце - личная подпись и дата составления.
Невыполнение служебных обязанностей
Вот что писать в объяснительной за неисполнение работником обязанностей:
10.11.2022 не совершил обязательную прогулку по складу в 22.00, так как внезапно почувствовал себя плохо, у меня случился приступ гипертонии.
Я могу подтвердить этот факт наличием вызова скорой помощи на сотовом телефоне в это время.
Разъяснения по факту выявленных нарушений
А это пример пояснительной записки об ошибке в работе:
15.11.2022 г. допустил ошибку при заполнении трудовой книжки увольняемого сотрудника Борисова Б.Б. по невнимательности, в трудовую книжку внесены изменения в соответствии с законодательством РФ.
Утеря документов
07.11.2022 потерял неподписанные авансовые платежные ведомости, платежные ведомости, по дороге с почты в отделение забыл их в такси. Документы вернуть не удалось, их восстановили.
Задержка документов
25.11.2022 я задержал инвентаризационные ведомости на материалы, так как на их выполнение ушёл дополнительный рабочий день. Сейчас опись составляется кладовщиком, подписывается мной и передается заведующей.
Обратите внимание, что универсального способа, как правильно написать объяснительную, чтобы не наказали, не существует. В каждой ситуации руководству должны быть представлены правдивые аргументы, подтвержденные документально.
Отказ от дачи объяснений
Руководство должно требовать объяснений, но работник имеет право отказаться их давать. Закон дает только два рабочих дня на размышление. Если этот срок прошел, а объяснения от провинившегося работника не поступили, то необходимо составить акт об отказе от дачи объяснений.
Акт составляется той же комиссией, которая ранее действовала о нарушении дисциплины. Составить акт в присутствии правонарушителя, чтобы сразу ознакомиться с документами. После этого начинается процедура вынесения дисциплинарного взыскания – замечания, выговора или увольнения, если работник ранее неоднократно наказывался в течение последнего года, но продолжает нарушать дисциплину.
И хотя правила составления разъяснений законом не установлены, работодатель обязан соблюдать требования ТК РФ о дисциплинарных взысканиях (ст. 192 ТК РФ). Объяснения со стороны нарушителей и акты комиссии играют решающую роль в случае возникновения спора между работником и работодателем. Если такой спор дойдет до суда и встанет вопрос об отмене дисциплинарного взыскания или даже о восстановлении на работе, то все эти акты и отметки будут служить доказательством правильных и разумных действий работодателя.
Судебная практика показывает, что последствия пренебрежения разъяснениями порой очень тяжелы для бизнеса. В качестве доказательства приводим Апелляционное определение Мосгорсуда по делу № 33-27314/2016 от 24.08.2016, в котором судьи обязали руководство организации восстановить на работе нескольких сотрудников, уволенных за прогулы. Причиной тому стали непредставленные письменные объяснения по факту отсутствия на рабочем месте.
Судьи пришли к выводу о несоблюдении порядка применения дисциплинарного взыскания и обязали руководство организации выплатить восстановленным лицам средний заработок за вынужденный прогул. Таких решений судов всех инстанций и регионов достаточно много. Подойдите к процедуре составления пояснительной записки максимально внимательно и не сочтите ее лишней бюрократией.
Подробнее: как правильно составить акт об отказе предоставлять объяснение