Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?
Статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ установлено, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, счет-фактура, счет-фактура, кассовый ордер, акт , так далее.). При этом Минфин России, комментируя положения данного закона в Информации № ПЗ-10/2012 от 04.12.2012, выразил мнение, что каждый руководитель обязан утвердить список лиц, уполномоченных подписывать такая документация.
Действующее законодательство не содержит нормы, императивно устанавливающей порядок наделения работников такими полномочиями, поэтому в этом вопросе следует руководствоваться установленными обычаями документооборота, согласно которым право подписи может быть передано :
- Утверждая соответствующий приказ;
- С помощью доверенности подписать первичку.
Принцип разграничения этих двух подходов заключается в том, что действие приказа распространяется только на работников организации, тогда как доверенность распространяется на любых лиц, указанных в бумаге. Составление этих документов регулируется разными источниками права – в первом случае это Трудовой кодекс РФ, а во втором – Гражданский кодекс.
Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что необходимо будет подписать внутрикорпоративную документацию, то лучшим решением будет издание приказа. Если вы планируете подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма на отгрузку товара или счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность. Из соображений безопасности и коммерческой тайны многие опасаются передавать столь серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика приказов является наиболее распространенной. Однако в тех случаях, когда руководитель намерен возложить на работника ряд мелких задач и не готов дать ему право подписи в глобальном смысле, то он может оформить и на него доверенность.
Однако в обоих актах необходимо указать:
- Персональные данные уполномоченного лица;
- Названия бумаг, которые он может подписать.
Также в обоих случаях руководитель компании должен заверить образец подписи уполномоченного лица, который должен быть проставлен в отдельной графе бланка.
Образец приказ о предоставлении права подписи
Руководитель может предоставить главному бухгалтеру, его заместителю или другому сотруднику, исполняющему обязанности начальника налоговой, финансовой и юридической документации возможность подписи. Приказ на право подписи первичных документов может быть оформлен в произвольной форме, так как действующим законодательством не установлена унифицированная форма. Однако, согласно сложившейся практике документооборота, в форме должны быть указаны:
- Название компании, ее реквизиты;
- Реквизиты формы (номер и дата);
- Правовые основания перехода права подписи (статьи 7 и 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ);
- ФИО и должности сотрудников, которым передается право подписи;
- Перечень документов, которые лицо будет вправе подписать за руководителя;
- Образец росписи уполномоченного лица и директора.
Образец приказа на право подписи счетов-фактур
По такому же принципу можно передать возможность подписания не только первичных, но и финансовых документов. Однако такие операции влекут за собой повышенную ответственность работника, так как могут нанести серьезный ущерб организации. Необходимо, чтобы сотрудник имел достаточную квалификацию и чтобы новые полномочия соответствовали его должностной инструкции.