Оформление выдачи материальной помощи
Законодательно пакет документов для оформления выдачи материальной помощи не определен, в связи с чем руководству организации необходимо разработать регламент данной хозяйственной операции. Мы предлагаем следующий пакет стандартных документов:
- Заявление работника при уходе в отпуск с просьбой о предоставлении доплаты к отпуску, если порядок ее выплаты и размер определены в коллективном или трудовом договоре;
- Заявление работника с просьбой об оказании материальной помощи по иным основаниям, закрепленным коллективным или трудовым договором, иным локальным нормативным актом организации (работник должен приложить к заявлению документ, подтверждающий наступление обстоятельств, являющихся причиной основание для этого платежа);
- Платежное поручение (выдается после получения заявления о материальной помощи (по любому поводу)).
Эти документы будут основанием для начисления бухгалтером материальной помощи (прописи по учету будут указаны в следующем разделе).
Финансовая помощь, бухгалтерские проводки
Оказание материальной помощи отражается дебетовыми проводками счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчета 2 «Прочие расходы» в корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в составе расчетов по фактическим работников, либо счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» при оказании материальной поддержки другим физическим лицам.
Допускается отражать начисление материальной помощи проводкой по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по заработной плате», закреплять этот порядок в учетной политике организации.
Поддержка сотрудников может быть как в денежной (1), так и в натуральной (2) форме:
- Материальная помощь выдана: проводка в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса" (при выдаче наличными) или счета 51 "Расчетный счет" (при перечислении на расчетный счет).
- Работнику оказывалась материальная помощь: корреспондентский счет - учет выданного имущества, например, 10 "Сырье", 40 "Готовая продукция и товары".
В случаях, когда нераспределенная прибыль направляется на обеспечение работников, счет 91 заменяется на счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».
Подоходный налог
Из суммы, оказываемой своим работникам материальной поддержки, работодатель обязан удержать НДФЛ (ст. 210 НК РФ), за исключением:
Во всех остальных случаях необходимо отразить начисление НДФЛ по материальной помощи проводкой по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», счета 70 «Расчеты с персоналом по заработной плате» или счета 76 «Расчеты с персоналом». с различными дебиторами и кредиторами», в корреспонденции с заемным счетом 68 «Расчеты по налогам и сборам».
Суммы помощи, оказанной работодателям близкими родственниками умершего работника, даже бывшего или вышедшего на пенсию работника, не облагаются НДФЛ (п. 8 ст. 217 НК РФ). Также получили освобождение от уплаты НДФЛ суммы, уплаченные в связи с чрезвычайными ситуациями, потерпевшими от которых стали работники или их близкие родственники (п.п. 8.3, 8.4 ст. 217 НК РФ), и единовременные выплаты, произведенные работнику, уходящему на пенсию (п. 8.5 ст. 217 НК РФ).
В случаях, когда помощь работникам оказывается натурой и невозможно удержать НДФЛ до конца календарного года, работодатель обязан уведомить об этом налоговые органы не позднее 1 марта следующего года (п. 5 ст. ст. 226 НК РФ).
Страховые взносы
Страховые взносы, на основании ст. 421 НК РФ, и взносы «на увечья» (ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ): при начислении материальной помощи - проводка по дебету счета бухгалтерского учета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» в корреспонденции с кредитом счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».
Единовременные выплаты в виде материальной помощи не облагаются страховыми взносами на тех же основаниях, что и НДФЛ (статья 422 НК РФ).
При этом работодатель должен учитывать, что поддержка работника, выраженная в натуральной форме, также является базой для начисления страховых взносов и взносов на «травму».
Налоговый учет
Для целей налогового учета для организаций, применяющих разные системы налогообложения, допускается учитывать выплаты материальной помощи на отпуск, но только в том случае, если этот вид выплаты закреплен в коллективном или трудовом договоре и зависит от выполнения трудовой дисциплины. и заработной платы (Письма Минфина РФ от 03.07.2012 № 03-03-06/1/330, от 03.09.2012 № 03-03-06/1/461).
Это означает, что если коллективным договором установлен одинаковый размер отпускных для всех работников, то организация не сможет принять такие расходы в налоговом учете по налогу на прибыль, а если доплата к отпуску играет роль единовременной выплаты связанные с выполнением работником своих трудовых функций, то она может быть принята в качестве расходов для целей налогового учета по налогу на прибыль.
Важно отметить, что, несмотря на то, что выплаты материальной помощи на рождение или усыновление ребенка, в связи со смертью членов семьи и другие виды выплат, определяемые трудовым или коллективным договором, к налогообложению не принимаются. Для целей бухгалтерского учета в соответствии с налоговым законодательством страховые взносы, начисленные на эти выплаты, допускается принимать для целей налогового учета (Письмо Минфина России от 29 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/53 ).