Когда подавать заявление на отпуск
По общему правилу в соответствии с ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику за каждый отработанный им год. Такой год считается со дня выхода работника на работу, а не с 1 января.
Когда работники отправляются в отпуск в следующем году, определяет график, составленный заранее - за две недели до окончания текущего года. Обе стороны — и работодатель, и персонал — обязаны соблюдать порядок отдыха согласно графику.
Если работники уходят в отпуск по графику, то вопрос о том, за сколько дней подается заявление на отпуск, не актуален, так как заявление не требуется. Наоборот, именно работодатель обязан письменно уведомить персонал о начале отпуска. Сделать это нужно за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Но иногда подчиненные уходят в отпуск не по графику. Существует несколько ситуаций, когда сотруднику необходимо написать заявление на отпуск, среди них:
- Человек принят на работу в первом полугодии, когда график уже был утвержден, но согласован с руководством и принял решение уйти в отпуск через полгода после трудоустройства (ч. 2 ст. 122 ТК РФ);
- Работник хочет разделить отпускной период на части после утверждения графика (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Затем нужно написать заявление о разделении остатка на части;
- Работодатель допустил нарушение и своевременно не направил работнику уведомление об очередном предстоящем отпуске или не перечислил ему вовремя отпускные. Тогда у работника есть возможность перенести запланированный отпуск на другой удобный для него период (ч. 2 ст. 124 ТК РФ);
- В период отпуска лицо заболело или выполняло государственные обязанности (когда законодательством предусмотрено освобождение от работы). В таких ситуациях руководство компании обязано продлить или перенести отдых на другой период с учетом пожеланий работника (ч. 1 ст. 124 ТК РФ);
- Человек по уважительным причинам, например, по семейным обстоятельствам, хочет взять отпуск без сохранения содержания (за свой счет). Предоставляется по согласованию с работодателем (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).
В законе не указано, в какой срок пишется заявление на отпуск, но этот вопрос необходимо решать с учетом норм ТК РФ. Обычно заявление пишут заблаговременно – от 4 до 14 дней до начала отпускного периода. Это основано на норме ТК о необходимости уведомить работника о начале отпуска за 2 недели. Еще одно требование – своевременная выплата отпускных. По закону их обязаны выплатить не менее чем за 3 дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).
Закон не обязывает, но по возможности желательно подать заявление заранее - за 2 недели до праздника. Тогда у организации будет достаточно времени, чтобы издать приказ, оплатить причитающиеся платежи и решить, как организовать трудовой процесс, пока сотрудник отдыхает. Особенно это актуально в крупных компаниях, где есть несколько менеджеров, с которыми нужно согласовать предстоящий отпускной период.
Вот как написать заявление на ежегодный оплачиваемый отпускной период:
Есть некоторые категории сотрудников, которые имеют право написать заявление на отпуск в любое удобное для них время. Подробности в таблице.
| Категории работников | Основание, ТК РФ |
|---|---|
| Многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнилось 14 лет | Ст. 262.2 |
| Работники, воспитывающие детей-инвалидов | Ст. 262.1 |
| Несовершеннолетние работники | Ст. 267 |
| Работники-мужчины в период беременности супруги | Ч. 4 ст. 123 |
| Женщины перед отпуском по беременности и родам или после него или после окончания отпуска по уходу за ребенком | Ст. 260 |
| Работники, усыновившие детей в возрасте до трех месяцев | Ч. 3 ст. 122 |
| Совместители | Ст. 286 |
| Один из родителей для сопровождения ребенка до 18 лет для поступления в школу или в вуз, находящиеся в другой местности (не менее 14 календарных дней) | Ч. 5 ст. 322 |
| Работники, не использовавшие часть отпускного периода в связи с отзывом из отдыха | Ч. 2 ст. 125 |
| Участники Великой Отечественной войны (до 35 календарных дней в году без содержания) | Ч. 2 ст. 128 |
| Инвалиды (до 60 календарных дней в году без сохранения зарплаты) | |
| Работающие пенсионеры по возрасту (до 14 календарных дней в году без содержания) | |
| Родители и супруги военнослужащих, сотрудников правоохранительных органов, погибших при исполнении служебных обязанностей (до 14 календарных дней в году без содержания) | |
| Работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников (до 5 календарных дней без содержания) |
Вот как выглядит заявление на отпуск без содержания:
Что произойдет, если вы пропустите срок подачи заявки
Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика, это не является нарушением. И если работодатель согласен, такой отпуск оформляется на законных основаниях. Проблема только в том, на какой срок пишется заявление на отпуск, в частности, если оно подается менее чем за 3 дня до начала отпускного периода. Тогда бухгалтерия не успеет перечислить отпускные за установленные законодательством 3 дня до начала отпуска.
За это работодателю грозит штраф (п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ):
- Для должностных лиц - от 10 000 до 20 000 рублей;
- Для индивидуальных предпринимателей - от 1000 до 5000 рублей;
- Для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб.
Оправданием для руководства компании является даже не тот факт, что срочно понадобился отдых, например, если заболел близкий родственник работника (письмо Минтруда от 26.08.2015 № 14-2/Б -644).
В такой ситуации на практике используют несколько вариантов. Например, если у подчиненного накопились отгулы, то рекомендуется сначала взять несколько выходных, а потом взять отпуск. Второй вариант — взять несколько дней отпуска без сохранения заработной платы. Но эти варианты не всегда применимы.
Если изменения будут приняты, то с 1 января 2023 года решить вопрос станет проще. Если заявка получена менее чем за 3 дня, появятся два варианта. Первый заключается в том, что если оплата перечисляется по безналичному расчету на карту, то отпускные выплачиваются в течение 2-х рабочих дней после дня подачи заявления. Второй вариант – если оплата производится наличными, то они выплачиваются в первый рабочий день, когда человек вышел на работу после отдыха.
По мнению авторов законопроекта, такой подход будет учитывать интересы как организации (предоставление разумных сроков для внесения платежей), так и работника (предоставление ему возможности своевременно получить оплату).